Rattaché(e) directement au Président du Groupe, vous occupez un poste clé au sein d'une fonction transversale et centrale.
Vos missions:
Administration générale et soutien à la direction
- Gestion des tâches administratives quotidiennes (courrier, fournitures, prestataires de services généraux)
- Organisation logistique (gestion des locaux, des équipements et des événements internes)
- Assistanat de direction (gestion de l'agenda, des déplacements et organisation des réunions)
Gestion des ressources humaines
- Suivi administratif des dossiers du personnel (contrats, avenants, formalités d'embauche et de départ) en partenariat avec le cabinet RH
- Gestion des congés, absences et temps de travail en coordination avec les responsables opérationnels
- Interface avec le service de paie
- Application des procédures spécifiques à la Convention Collective
Interface comptable et financière
- Collecte et transmission des documents comptables via les outils du Groupe
- Suivi des flux administratifs entre les différentes entités du Groupe
- Premier niveau de contact avec l'expert-comptable
Affaires juridiques du groupe
- Suivi des mandats, contrats et échéances contractuelles au sein des différentes entités du Groupe
- Classement et mise à jour des documents juridiques (statuts, baux, polices d'assurance)
- Veille et alerte sur les échéances (renouvellements, résiliations, obligations déclaratives)
Collaboration avec les prestataires externes
- Banque, prestataires de services généraux et techniques
Gestion des assurances et des sinistres
- Suivi et gestion des contrats d'assurance du Groupe
- Coordination de la gestion des sinistres avec les différents responsables du Groupe
- Interface avec les courtiers et les compagnies d'assurance
Pilotage de projets transversaux
- Suivi administratif des projets de rénovation ou de certification des établissements, en collaboration avec les équipes internes et les prestataires externes
- Coordination des plannings et des livrables administratifs liés à ces projets
Enjeux et responsabilités:
- Garantir la fiabilité et la fluidité de l'information administrative, RH, comptable et juridique au sein du Groupe
- Veiller au respect des obligations légales et réglementaires dans la gestion des dossiers administratifs, contractuels et d'assurance
- Servir de relais essentiel entre la direction, les responsables opérationnels et les partenaires externes (banque, assureurs, expert-comptable, prestataires RH)
- Contribuer à la coordination efficace entre les différentes entités du Groupe
Ce que nous proposons:
- Poste polyvalent et porteur de responsabilités au sein d'un groupe hôtelier indépendant en pleine croissance
- Cadre de travail situé au cœur de Bordeaux
- Proximité directe avec la direction du Groupe
- Rémunération adaptée au profil et à l'expérience + avantages (mutuelle, titres restaurant, transport)
Bac+3/4 minimum en gestion ou administration des entreprises, ou expérience professionnelle équivalente.
Expérience significative sur un poste similaire, de préférence dans un environnement multi-entités ou multi-sites.
Exigence de rigueur, d'autonomie et d'une discrétion irréprochable.
Excellente aptitude au dialogue et à la collaboration avec des interlocuteurs diversifiés (comptables, services juridiques, ressources humaines, prestataires externes).
Maîtrise des outils bureautiques courants; la connaissance du logiciel Pennylane constitue un atout supplémentaire.