Secrétaire / agent de planification (H/F)

En remplacement d'un congé maternité jusqu'au 31/05/2027 à minima avec prise de poste dès que possible.

Les missions sont les suivantes:

Accueil des bénéficiaires:
Accueil physique et téléphonique des clients;
Retransmission des appels et recueil des demandes;
Recueil des premiers besoins, information et orientation des bénéficiaires, présentation des documents d'accueil (livret d'accueil, devis, contrat);
Constitution des dossiers permettant le suivi administratif et la prise en charge des interventions par les organismes concernés
Suivi des réclamations dans le respect des procédures de la démarche Qualité;

Secrétariat:
Gestion du courrier;
Saisie et mise en forme du courrier à émettre;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers clients
Diffusion et affichage de documents;
Préparation logistique des réunions;

Secrétariat Assistance à la gestion des équipes et des services:
Planification des interventions: Réalisation des plannings sous la supervision du
responsable de secteur et la validation du/de la Président/e d'association;
Mise à jour des tableaux de bord;
Information de l'usager sur l'intervention et l'intervenant
Diffusion des plannings aux usagers/bénéficiaires;
Gestion des absences;
Information des clients en cas de modifications des plannings;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers salariés;
Saisie et transmission des données pour l'établissement de la paie et de la
facturation aux services supports;
Participation aux astreintes départementales;

Savoir-être:
Autonomie
Aptitudes relationnelles
Communication orale et écrite

Poste à temps plein, basé à PAYRAC, déplacements à prévoir sur GRAMAT, SOUILLAC et BRETENOUX

Une première expérience dans le secteur médico-social sera un critère de sélection.