GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET COMPTABLE - H/F

Description:

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative, le/la Gestionnaire Administratif(ive) et Comptable assure les missions suivantes:

CONTRÔLE DES COMMANDES:

• Contrôler la bonne imputation des commandes via un visa d'engagement.

• Accompagner, conseiller et former les équipes aux bonnes règles d'engagement.

• Suivre la réception trimestrielle des prestations par les Responsables de secteur.

GESTION DE L'ARRIVÉE DES FACTURES SUR BONS DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES:

• Traiter les factures du SAS et de Chorus: s'assurer que les factures tombent correctement dans IKOS.

• Traiter les factures hors Chorus: scanner et placer les factures dans la GED (gestion documentaire).

SAISIE DES FACTURES SUR BON DE COMMANDE DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES:

• Enregistrer factures/Allouer les factures aux bons de commande/marchés.

• Demander la régularisation des bons de commande si nécessaire (montant ou objet de la prestation).

• Réceptionner et faire valider les factures. Relancer les valideurs si facture en attente.

• Procéder au solde du bon de commande une fois la facture visée.

SUIVI DES FACTURES PAR FOURNISSEUR DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES:

• Suivre la facturation et relancer mensuellement les prestataires si nécessaire en lien avec le service Financier.

RELATIONS FOURNISSEURS INTERVENANT AUPRÈS DE LA DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES:

• Gérer la boite mail: ouvrir, trier et répondre aux mails reçus.

• Répondre aux questions des fournisseurs (mail, téléphone, courrier.).

Profil recherché:

PROFIL:

• Niveau BEP / Bac à Bac +2

• Une première expérience sur un poste similaire est appréciée

• Maîtrise des outils informatiques: Excel, IKOS, CHORUS, gestion de bases de données, etc.

• Comptabilité et réglementation / conformité:

• Capacité à suivre les budgets

• Maîtrise des principes comptables

• Capacité à s'assurer que l'entreprise respecte les obligations légales et les délais de règlement

• Prendre des décisions de manière autonome, tout en assurant le suivi des tâches sans nécessiter une supervision constante

• Organisation et gestion des documents administratifs (contrats, factures, correspondances.)

• Suivi des dossiers clients, fournisseurs, et des relances

• Capacité à examiner les données courantes pour identifier des tendances, des anomalies ou des opportunités d'amélioration

• Travailler en étroite collaboration avec d'autres parties prenantes de l'entreprise et avec les fournisseurs