Secrétaire de Direction (H/F)

Nous recrutons pour notre Direction Stratégie Juridique, un.e Assistant.e de Direction H/F. Objectifs / Finalités du poste: Participe à l'atteinte des objectifs de l'Office en assurant l'assistance et le soutien administratif du Directeur de la Stratégie Juridique. Contribue à la sécurisation, à l'organisation et à la circulation des informations juridiques stratégiques, tout en garantissant la confidentialité des dossiers traités. Activités: - Assure la coordination et la circulation des informations entre la Direction de la Stratégie Juridique, la Direction Générale, les directions de l'Office et les partenaires externes. - Centralise, met en forme, assure le suivi administratif et actualise les dossiers stratégiques et juridiques de la Direction ainsi que leur dématérialisation. - Assiste le Directeur de la Stratégie Juridique dans l'organisation et le pilotage de son activité. - Assure le suivi administratif des contentieux et des dossiers confiés aux conseils externes (avocats, commissaires de justice, experts). - Rédige et diffuse les documents, notes, courriers, rapports et présentations nécessaires à l'activité de la Direction. - Contribue à la préparation des dossiers destinés aux instances de gouvernance (Bureau, Conseil d'Administration, Comités). - Organise et assure le suivi des réunions internes et externes; rédige les comptes rendus, relevés de décisions et assure le suivi des actions. - Suit les échéances et alerte sur les délais relatifs aux dossiers juridiques, contentieux et projets stratégiques. - Création et suivi des tableaux de bord et outils de suivi de l'activité de la Direction. - Organise l'agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements du Directeur. - Assure l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes - Réalise les activités courantes de secrétariat: classement, archivage, gestion documentaire et suivi des courriers entrants et sortants. - Garantit la confidentialité et la traçabilité des informations et documents traités. - Travaille en lien étroit avec les assistantes de direction des autres directions de l'Office. - Gestion, traitement et suivi des factures et des marchés de la direction. Activités spécifiques: - Assure la collecte, la consolidation et la mise en forme des rapports présentés aux instances de gouvernance. - Peut participer à tout projet transversal relevant du périmètre de la Direction de la Stratégie Juridique. - Peut assurer l'administration documentaire des procédures, contentieux et dossiers sensibles. - Peut être amené(e) à contribuer au suivi des marchés ou prestations de conseil juridique. Votre Profil: - Formation Bac +2 minimum en assistanat de direction, gestion administrative ou juridique. - Expérience significative sur un poste d'assistanat de direction auprès d'une direction stratégique ou juridique appréciée. - Très bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et d'organisation. - Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances. - Discrétion absolue et respect de la confidentialité. - Rigueur, autonomie, réactivité et sens des priorités. - Qualités relationnelles et sens du service. - Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs

5 An(s), Gestion PME PMI, Bac+2 ou équivalents, S, Secrétariat assistanat juridique, Bac+2 ou équivalents, S, Planification des tâches et gestion des priorités, S