Assistant Expérimenté (H/F)

DSI, Distribution Services Industriels est une Entreprise Adaptée et inclusive qui a pour vocation la création d'emplois durables et qualifiants pour une majorité de personnes en situation de handicap. Nos valeurs: inclusion, performance économique et sociale, bienveillance.

Avantages:

• Tickets restaurants
• Mutuelle
• Chèques cadeaux
• Remboursement des transports à 50%
• Prévoyance
• Prime Vacances

Sur ce poste, vous serez au sein d'une équipe de 2 personnes sur l'accueil/standard de la SHEM.

Missions:

• Gérer les appels entrants d'un standard 2 lignes

• Filtrage des appels

• Orientation et annonce des interlocuteurs

• Transfert des communications

• Transmission instantanée des messages par mail ou Teams

• Gérer et suivre les entrées - sorties des visiteurs

• Filtrage des entrées sur site

• Identification et enregistrement des visiteurs à l'arrivée et au départ

• Annonce des visiteurs

• Gestion des accès Wifi

• Gérer le courrier

• Tri et affranchissement du courrier départ

• Affranchissement et suivi des recommandés départ

• Tri, ventilation et suivi du courrier arrivé

• Gestion et suivi de colis (La poste et Boxtal)

Administratif:

• Gestion et ventilation des mails

• Gestion du parc véhicule (pochettes, papiers, clefs)

• Gestion des réservations de déplacements professionnels

• Gestion et tenue des supports de suivi d'activité

• Gestion des tickets restaurant et cartes cantine RIE

• Gestion de commandes cartes de visites

• Gestion et inventaire de petites fournitures

• Réservation et gestion des salles de réunion

• Préparation du mailing CHSCT

• Préparation des dossiers CA

• Traitement des factures fournisseurs et notes de frais

• Archivage des factures fournisseurs

• Support secrétariat (assistante sociale client)

• Support aux moyens généraux (gestion des GLPI et COFELY)

• Rapprochement factures comptable (ODM et AMEX)

Formation collaborateurs DSI

Horaires et lieu de travail:

Horaires: Du lundi au vendredi 11h45 - 13h / 13h30-18h15; 30h/semaine

Lieu de travail: Balma

Risques et Contraintes:

Travail sur écran

Gestion du stress

Station assis prolongée

Profil

à compétences égales, priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi

"Après avoir soumis votre candidature, vous devrez vous inscrire sur notre site internet à l'adresse suivante: https://careers.flatchr.io/fr/company/dsi/. Cette étape est obligatoire pour finaliser votre candidature."

Savoir-faire (compétences requises):

• Gestion d'un standard téléphonique

• Maîtrise des formulations téléphoniques

• Modalités d'accueil et techniques de communication

• Utilisation de machine à affranchir

• Utilisation de matériel de reprographie

• Connaissance du Pack Office

Savoir-être (ex.: rigueur, autonomie, esprit d'équipe,.):

• Sens du contact et du service

• Discrétion

• Capacité à gérer les interruptions et priorités

• Rigueur

• Autonomie

• Patience