Chargé(e) de scolarité (H/F)

Un poste de chargé de scolarité est à pourvoir au sein de la Faculté de Droit.

Vos missions seront les suivantes:

Accueil et interface avec l'extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes.
• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques.

Accompagnement des étudiants

Gérer les absences:

• Assurer le suivi et la gestion des absences
• Contrôler le bon déroulement des cours et repositionner les cours en cas d'absence de l'enseignant.

Assurer les relations étudiantes:

• Apporter une réponse aux étudiants pour toutes questions relatives à leurs études.
• Transmettre/ diffuser les informations liées à la scolarité auprès des étudiants.
• Préparer et organiser divers événements liés aux étudiants.

Gestion des examens

• Planifier les examens, les soutenances, les jurys et les rattrapages.
• Editer les bulletins et tableaux de jury de délibération.
• Vérifier, diffuser auprès des étudiants et archiver les relevés de notes.
• Assurer la confidentialité liée aux examens et jurys.

Gestion de la scolarité/programmes

• Encoder et mettre à jour les maquettes pédagogiques.
• Créer les groupes de TD/TP et/ou suivre leurs modifications.
• Prendre en charge la gestion et les choix des matières optionnelles des étudiants.
• Gérer les modifications et évolution des choix.
• Affecter les étudiants à leur filière.
• Affecter les étudiants aux cours à la carte, faire le lien avec les facultés/entités.
• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules.
• Participer au paramétrage du système ERP.
• Réaliser des tests et vérifier les paramétrages sur le système ERP.
• Réaliser le paramétrage associé aux matières à repasser pour les redoublants.
• Encoder les notes d'examen.

Assurer la gestion logistique de la scolarité:

• Recueillir les besoins et gérer la réservation du matériel et des salles.

Assurer la gestion administrative de la scolarité:

• Participer à la réalisation et vérifier le calendrier universitaire.

• Créer les emplois du temps et les saisir dans l'outil dédié pour la réservation des salles

• Mettre à jour, classer et archiver les documents administratifs et dossiers des étudiants.

• Assurer un reporting régulier de ses activités.

• Participer au partage d'informations.

• Repérer et alerter le responsable pédagogique et/ou les interlocuteurs concernés de toutes dérives, difficultés ou dysfonctionnements rencontrés.

• Appliquer les procédures liées à la scolarité

• Formation supérieure de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Compétences relationnelles et travail en équipe

• Travailler efficacement en binôme et en équipe: communication fluide, partage d'informations et esprit positif
• Assurer un accueil de qualité et interagir avec différents interlocuteurs

Organisation et gestion des situations complexes

• Gérer des flux importants en faisant preuve de rigueur, d'organisation et de réactivité
• Être capable de prioriser, multitâche et s'adapter à un environnement dynamique sans routine

Qualités personnelles et compétences complémentaires

• Niveau d'anglais B2
• Adhésion aux valeurs de la faculté