Cadre administratif et commercial INA Centre-Est (F/H)

RESPONSABILITÉS:

Activités principales:

• Effectuer le suivi des opérations liées aux transactions commerciales: envoi des propositions commerciales, suivi et administration de la commande
• Instruire les demandes entrantes de clients, tous profils confondus, en lien avec le responsable documentaire et/ou le cadre technique
• Répondre aux demandes des clients et gérer le suivi de leurs dossiers
• Traiter les commandes d'ayants droits
• Prendre en charge tout ou partie de la chaine des commandes en lien avec les clients et les équipes de l'INA concernées (gestion des priorités, aspects juridiques et commerciaux, établissement de devis, suivi livraison et pré-facturation)
• Préparer, le cas échéant, avec la déléguée les propositions commerciales en lien avec la grille tarifaire de l'Institut
• Effectuer la pré-facturation et suivre l'encaissement
• Garantir l'intégrité des fichiers contacts, clients et partenaires, leur mise à jour et administrer les outils concernés (ex Hubspot)
  2 - Coopérer au développement du chiffre d'affaires et au service clients de la Délégation:
• Participer à la prospection de nouveaux clients
• Participer au développement de toutes formes d'opportunités d'affaires et de nouvelles offres, en vue d'assurer la croissance du chiffre d'affaires
• Assurer le suivi commercial et du chiffre d'affaires en lien avec les services commerciaux et la DAF
• Contribuer à la veille avec l'équipe (événements, festivals, prospects) en lien avec les autres délégations régionales
• Prendre part aux négociations commerciales en lien avec la déléguée
  3 - Contribuer aux actions de communication de la Délégation:
• Concevoir, rédiger des textes /articles à destination des différents supports de communication (Newsletters sur Hubspot, intranet, internet, réseaux sociaux, mailings, communiqués...) en lien avec la déléguée et l'équipe
• Assurer la visibilité des actions de la délégation en lien avec les services de communication interne et externe de l'INA
• Participer, le cas échéant, à la préparation des manifestations culturelles ou éducatives de la délégation
  4 - Assurer la gestion administrative et logistique de la Délégation en lien avec les directions supports:
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (clients, fournisseurs, visiteurs, chercheurs...)
• Suivre les dossiers administratifs des personnels CDI, CDD, stagiaires et alternants: suivi des actions de recrutement, formations, relevés mensuels repas, déplacements, etc.
• Traiter les notes de frais avant transmission à la DAF

PROFIL RECHERCHÉ:

Profil
Justifier d'un diplôme supérieur (BAC +4/5) dans le domaine du développement commercial et de la relation client ou d'un parcours professionnel admis en équivalence
Compétences:

• Maîtrise des techniques de gestion administrative et de ventes
• Maîtrise des techniques de reporting
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Canva)
• Maitrise de l'orthographe
• Bonnes connaissances des techniques de négociation
• Bonnes connaissances des techniques de communication
• Bonnes connaissances des réseaux sociaux
• Bonnes connaissances des applicatifs métiers INA
• Bonne connaissance du marché et de l'environnement concurrentiel
• Bonne culture audiovisuelle et des médias
  Aptitudes
• Organisation, méthode et rigueur,
• Sens du service client et du résultat
• Capacité à convaincre
• Force de proposition
• Curiosité d'esprit
• Sens de la créativité
• Sens de l'écoute
• Capacité à coopérer et à travailler en synergie
• Capacité à gérer des priorités
• Capacité à respecter des délais
• Capacités rédactionnelles