Gestionnaire administratif (H/F)
Mission CentraleSupelec Exed met à la disposition des cadres et dirigeants en activités, des formations professionnelles courtes, certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues des enseignements et travaux de recherche des écoles. Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des programmes Mastère Spécialisé et MScT, et au sein d'une équipe d'une dizaine de personnes, vous serez en charge de la mise en œuvre des missions de gestion administrative d'un dossier de formation. Vous pourrez également être amené(e) à travailler sur des projets transversaux en synergie avec les différentes équipes. Activités principales A ce titre, vos activités seront les suivantes: -Gérer et organiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc; -Accueillir les participants et intervenants; -Réunir les éléments nécessaires à la construction de l'action de formation; -Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants avec les pièces s'y afférant (Bulletin d'inscription, dossiers de candidatures, prise en charge OPCO.); -Etablir les convocations, conventions de formation, attestation de présence, évaluation; -Interface avec les intervenants: établir les contrats, coordonner les dates d'intervention, compléter le système de rémunération; -Préparer les documents nécessaires à la facturation; -Editer et envoyer des attestations de présence à chaque fin de session; -Mettre à disposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation; -Gérer les supports de cours (plateforme, reprographie.), notes, planning, réservation des salles et parking. Profil recherché Issu(e) d'une formation supérieure de type BTS avec une spécialisation dans la gestion administrative, ressources humaines ou en gestion des entreprises, vous justifiez d'une expérience réussie dans le domaine de la formation continue. Vous disposez d'une solide connaissance des dispositifs réglementaires et de financement de la formation professionnelle. Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et systèmes d'information de gestion ainsi que les outils collaboratifs. Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie. Vos compétences rédactionnelles sont reconnues. Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l'ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome. Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles. Vous faites preuves de discrétion, d'une grande aptitude à l'écoute et avez le respect de la confidentialité. Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience. Une pratique écrite et orale de l'anglais serait un atout.
2 An(s), Assistant de gestion, S, BTS support à l'action managériale, S, Bureautique et outils collaboratifs, S, Gestion des emails, S, Gestion des réservations de salles de réunion, S, Gestion des urgences et des imprévus, S, Modalités d'accueil, S, Techniques de gestion administrative, S, Techniques de numérisation, S, Classer des documents, S, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, S, Mettre à jour un dossier, une base de données, S, Accueillir, orienter, renseigner un public, S, Archiver des dossiers et documents de référence, S, Assurer la confidentialité des données, S, Assurer la gestion administrative d'une activité, S, Maintenir à jour les dossiers administratifs, S, Utiliser les outils numériques, S