Responsable des Affaires Générales et Vie Étudiante (H/F)

Description du poste:

A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes:

Coordonner la mise en œuvre opérationnelle du schéma directeur de la vie étudiante Participe à la coordination opérationnelle de la mise en œuvre des actions prévues;

• Assure le suivi opérationnel de l'avancement des actions prévues;
• Produit les comptes rendus, les notes de suivi, reports d'évaluations et tableaux de bord opérationnels;
• Relaye les informations entre les différents acteurs (étudiants, équipes pédagogiques, services administratifs).

Rédiger les documents techniques et méthodologiques relatifs à la vie étudiante Rédige des documents (notes, directives, comptes rendus, synthèses) relatifs à la vie étudiante de l'École polytechnique;

• Prépare des présentations PowerPoint pour les réunions, instances et commissions;
• Rédige les protocoles, procédures et guides pratiques liés à la vie étudiante;
• Assure la mise en forme et la mise à jour des documents officiels.

Implémenter les outils permettant de structurer la vie étudiante de l'Ecole (outils collaboratifs, plateforme digitales, BDD Assure le déploiement des outils auprès des utilisateurs;

• Forme les utilisateurs aux nouveaux outils;
• Assure le suivi technique.

Piloter le suivi opérationnel et contrôler les activités liées à la vie étudiante Accompagne les équipes et les étudiants dans la mise en œuvre de leurs projets;

• Contrôle le respect des procédures, des budgets et des délais.

Participation à l'élaboration et la mise en œuvre de la politique prévention Participe à l'élaboration, la coordination et à la mise en œuvre de la politique de prévention à destination des élèves et des étudiants de l'Ecole polytechnique;

• Coordonne la mise en œuvre des actions de préventions (santé, sécurité, harcèlement, addictions, auprès des élèves et étudiants Assure le suivi des actions et la relation avec les partenaires;
• Rédige les comptes rendus et bilans des actions de prévention.

Assister le directeur adjoint dans l'organisation et le secrétariat de la commission CVEC Assure les convocations, ordres du jour, comptes rendus de la commission;

• Réalise l'exécution opérationnelle et le suivi des actions validées lors de cette commission;
• Produit le suivi et le rapport d'avancement des actions.

Assurer l'exécution budgétaire et la gestion financière de la CVEC Assure l'exécution budgétaire sur le logiciel financier de l'école;

• Gère les engagements de dépenses, les commandes, les factures et les paiements liées à la vie étudiante;
• Suit le budget alloué, analyse les écarts budgétaires et remonte les informations au directeur adjoint de la vie étudiante.

Accompagner le développement des initiatives étudiantes (IP PARIS Favorise la collaboration entre l'Ecole et les autres écoles membres de l'IP paris;

• Relaye les bonnes pratiques et les opportunités de projets communs;
• Participe aux réunions de coordination IP Paris et restitue les comptes rendus.

Description du profil:

Vous êtes notre perle rare car:

Vous êtes titulaire d'un diplôme Bac+4 minimum, et vous justifiez d'une expérience réussie de 3 à 5 ans sur des fonctions similaires, idéalement dans l'enseignement supérieur.

Vous maîtrisez l'anglais à l'écrit comme à l'oral et disposez d'une expérience en conduite de projets liés à la vie étudiante. Des connaissances juridiques seraient appréciées.

Doté(e) d'un excellent sens relationnel, vous savez écouter, conseiller et accompagner les étudiants. Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous faites preuve d'initiative, d'anticipation et de polyvalence.

Votre capacité à coordonner des projets et à en assurer le suivi, ainsi que votre disponibilité, seront des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.