Secrétaire de direction

Description de l'association:

L'Adapei du Territoire de Belfort est une association de parents, d'amis et de personnes confrontées au handicap mental. Elle accueille et accompagne des enfants et des adultes dans leur vie quotidienne au travers de quatre secteurs d'activité:

• Dispositif Centre Ressources Enfance & Adolescence
• Secteur Travail Protégé & Activité
• Secteur Habitat & Accompagnement
• Entreprise Adaptée

Contexte du recrutement:
Dans le cadre d'un départ à la retraite et de la transformation du poste, le secteur Habitat et Accompagnement recrute un (une) secrétaire de direction en charge de la gestion administrative de la résidence Pierre Grison ainsi que de plusieurs missions transversales au secteurs habitat et accompagnement.

Missions du poste:
Sous l'autorité et par subdélégation de la Directrice du Secteur Habitat et Accompagnement

• Est responsable de l'organisation et du bon fonctionnement du service Accueil / Administratif du Secteur Habitat et Accompagnement dans le respect des obligations légales et réglementaires
• Appuie la direction de Secteur dans l'organisation de ses missions (secrétariat, administratif, communication.)
• Veille à l'harmonisation et à la simplification des procédures administratives à l'échelle du Secteur
• Veille au respect des obligations relatives à la protection des données personnelles (RGPD)
• Participe à l'obligation de continuité de service, et à la sécurité de l'établissement
• Applique et fait appliquer la démarche qualité au sein de son périmètre de responsabilité
• Elabore et/ou fait vivre des tableaux de bord
• Analyse et rend compte de son activité,
• Identifie les axes d'évolution et d'amélioration
• Etabli et suit le plan annuel de formation en collaboration avec la directrice et directrice adjointe
• Signale sans délai à sa hiérarchie toute anomalie ou dysfonctionnement observé

Accueil / Administratif /Secrétariat

• Accueil physique et téléphonique
• Gère le courrier, entrant et sortant
• Formalise les menus en collaboration avec les professionnels de cuisine
• Participe à l'élaboration et formalise les bilans d'activité, enquêtes.
• Rédige les ordres du jours et comptes rendus des réunions, envoie les invitations (réunion générale, CVS.)
• Gère les commandes de fournitures administratives, de produits d'entretien et de petit matériel après validation de la direction et/ou de la direction adjointe
• Accompagne le déploiement et la bonne utilisation des logiciels et interfaces à disposition (Airmes, Via trajectoire, portail OPSAT, portail Net entreprise, Qualinéo, Resid-ESMS)
• Travailles en étroite collaboration avec la comptable pour une prise de relais lorsque cela est nécessaire
• Gère la caisse d'espèces
• Etabli les bons d'achats

Ressources humaines (salariés et personnes accueillies)

• Coordonne la gestion administrative des salariés du Secteur: suivi des contrats de travail, des accidents du travail.
• Est l'interlocuteur privilégié des services RH du siège social
• Coordonne la gestion administrative des personnes accueillies du Secteur Habitat
• Est l'interlocuteur privilégié de la MDPH pour le suivi administratif des personnes accueillies
• Est l'interlocuteur privilégié du conseil départemental ( Aide sociale)

Candidature (CV + lettre de motivation manuscrite) à adresser avant le 15/08/2026:
Par mail à Mme Aude TSCHUPP:

Poste à pourvoir à compter du 01/10/26