Assistant(e) de direction du cabinet (H/F)

Votre environnement professionnel

Le département du Jura est situé dans la Région Bourgogne Franche Comté, il est composé de 3 arrondissements (Lons le Saunier, Dole et Saint-Claude).
Le Jura est un territoire partagé entre plaine et moyenne montagne, marqué par un contraste entre le Haut Jura, les plateaux jurassiens et à moindre altitude le vignoble et la plaine bressane, où est située Lons le Saunier. Lons le Saunier est situé à 1h de Bourg en Bresse, à 1h30 de Lyon, Dijon et Besançon et à 3h15 de Paris (en train).

• Activités du service

Le service du cabinet comprend le bureau de la coordination interministérielle et de la représentation de l'État, le Service Interministériel de Défense et de Sécurité ainsi que le Bureau de la Sécurité Intérieure et des Polices Administratives.

• Vos activités principales

L'assistant(e) de direction du cabinet assure le soutien administratif, organisationnel et logistique de la directrice de cabinet et de l'équipe du cabinet. Il ou elle garantit la gestion des agendas, la préparation des déplacements et des manifestations officielles, le suivi des dossiers, la coordination avec les services de l'État et les partenaires institutionnels, ainsi que le bon fonctionnement quotidien du cabinet dans le respect des exigences de confidentialité, de réactivité et de continuité du service public.

1. Assistanat de direction:

• Gestion de l'agenda
• Organisation des rendez-vous, réunions et audiences.
• Préparation des dossiers et des parapheurs.
• Gestion des priorités et des sollicitations quotidiennes.
• Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs institutionnels.

1. Coordination administrative:

• Suivi des échéances du cabinet.
• Centralisation et diffusion des informations.
• Coordination avec les services de la préfecture, les sous-préfectures et les partenaires extérieurs.
• Suivi des demandes du cabinet auprès des directions.

1. Préparation des déplacements et des manifestations:

• Organisation logistique des déplacements de la directrice.
• Préparation des séquences protocolaires.
• Élaboration des feuilles de route et dossiers de déplacement.
• Coordination avec les services de sécurité, les collectivités et les organisateurs.

1. Appui au protocole:

• Gestion des invitations.
• Suivi des listes de personnalités.
• Participe à l'organisation des cérémonies officielles.
• Veille au respect des règles protocolaires dans les courriers

1. Gestion documentaire:

• Traitement du courrier réservé.
• Classement et archivage des dossiers.
• Mise à jour des bases de contacts.
• Préparation des notes de synthèse et tableaux de suivi.

1. Soutien au fonctionnement du cabinet:

• Gestion des permanences.
• Organisation matérielle des réunions.
• Suivi des commandes et des moyens du cabinet.
• Appui aux chargés de mission et aux membres du cabinet.

1. Gestion des situations sensibles:

• Réactivité lors des crises ou des événements exceptionnels.

• Gestion des modifications d'agenda en temps réel.

• Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
  Disponibilité en horaires décalés.
  Respect absolu des règles de confidentialité et de discrétion.

• Votre environnement de travail
  Participation à la restauration (coupons restaurants, restaurant municipal, restaurant conseil départemental).

Transports: parking du personnel, prise en charge partielle possible des frais de transport en commun, forfait mobilité durable.
Régime horaire flexible avec plage fixe (9h-11h30 / 14h-16h15) et plages variables (7h30-9h / 11h30-14h).
Volume horaire: 38h ou 38h30 hebdomadaire, avec récupération horaire.

Droits au congés annuels et RTT acquis dès la prise de poste.

• Liaisons hiérarchiques

La directrice de cabinet et/ou son adjoint.

• Liaisons fonctionnelles

Membres du corps préfectoral, tous services de l'Etat, collectivités territoriales/élus, presse