Assistant de direction - CDI H/F

La mission:
Au sein de la direction des opérations Citeo Pro l'assistant.e de direction a pour objectif de faciliter l'organisation des directeurs.rices et des équipes.
Plus concrètement vous serez en charge de:
Assurer la gestion et le suivi budgétaire

Assurer le suivi du budget en lien avec les équipes achats, contrôle de gestion et comptabilité
Traiter les devis, suivre les contrats et engagements
Saisir et suivre les commandes et factures sous SAP
Gérer les notes de frais

Appuyer les directeur-rices dans l'organisation quotidienne

Gérer les agendas et organiser des réunions complexes (multi-interlocuteurs, contraintes fortes)
Préparer et assurer le suivi administratif et logistique des dossiers stratégiques
Rédiger courriers, comptes rendus et supports nécessaires
Organiser les déplacements (réservations, logistique)
Réaliser et Assurer le suivi des notes de frais

Apporter un soutien administratif, logistique et organisationnel à l'équipe

Organiser la logistique quotidienne:

Réservation de salles
Organisation de réunions et événements
Commandes (petits-déjeuners, plateaux repas...)
Gérer l'agenda RaiseLab

Assurer le secrétariat courant:

Gestion des to-do lists
Rédaction de documents
Mailings
Création de présentations (PowerPoint)
Classement, archivage, fournitures
Accueil des visiteurs

Assurer la circulation de l'information au sein du département et avec les autres équipes
Préparer et organiser les parcours d'intégration des nouveaux arrivants

Assister directement la Directrice des Opérations

Assurer un appui quotidien auprès de la Directrice
Anticiper les besoins, prioriser les actions et sécuriser les échéances
Garantir la fluidité de l'organisation et la qualité des livrables