Assistant(e) polyvalent(e) BTP (H/F)

Présentation de l'entreprise:
Entreprise du bâtiment spécialisée dans les cloisons amovibles, les plafonds suspendus et l'aménagement de bureaux haut de gamme, nous accompagnons nos clients dans la réalisation de leurs projets d'agencement et de rénovation d'espaces professionnels.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons une assistante polyvalente ayant idéalement une expérience dans le secteur du bâtiment afin de renforcer notre équipe administrative.

Rattachement hiérarchique:
Sous la responsabilité de la Middle Manager, elle travaille en étroite collaboration avec la Direction, les Chargés d'Affaires, les Conducteurs de travaux ainsi que les différents services administratifs de l'entreprise.

Mission principale:
L'Assistante Polyvalente assure le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et accompagne les équipes dans le suivi quotidien des dossiers.
Elle participe à la préparation des appels d'offres, à la gestion administrative des chantiers, au suivi documentaire des clients et sous-traitants ainsi qu'à l'organisation générale de l'entreprise.
Véritable support des équipes, elle garantit la fiabilité des informations traitées, le respect des délais administratifs et la qualité des dossiers.

Activités et tâches:

Gestion administrative

• Assurer l'accueil téléphonique et physique, la réception des livraisons et du courrier
• Rédiger les courriers et documents administratifs
• Organiser le classement et l'archivage papier et numérique
• Mettre à jour les tableaux de suivi administratifs/marchés cadres et revalorisation de prix
• Assurer le suivi des contrats et échéances administratives
• Pointer les relevés bancaires
• Suivre et organiser les demandes d'entretien des véhicules de la flotte/contraventions
• Suivi des EPI, tenues de travail et matériel électroportatif
• Gestion des fournitures de bureau

Appels d'offres

• Assurer la veille des marchés publics et privés
• Télécharger les dossiers de consultation et en faire une première analyse
• Constituer les dossiers administratifs et les mettre à jour
• Préparer les formulaires réglementaires (DC1, DC2, attestations, assurances, Kbis...)
• Participer à la création et à la mise en forme des mémoires techniques
• Contrôler la conformité des dossiers et les déposer sur les plateformes dématérialisées/par mail
• Assurer le suivi des réponses et des notifications

Gestion administrative des chantiers

• Constituer les dossiers de démarrage des chantiers
• Assure la complétude des dossiers avec les bons de commande et pv de réception
• Préparer les PPSPS, plans de prévention et documents administratifs
• Effectuer les demandes d'accès aux sites/badges et autorisations
• Assurer le suivi administratif des sous-traitants et conformité des documents
• Diffuser les documents aux équipes chantier
• Effectuer la facturation client et l'envoi des factures
• Saisir les plannings
• Préparer les dossiers de rentabilité

Gestion RH

• Préparer les éléments de paie pour envoi à la comptabilité/Vérification/Validation/Mise en paiement des salaires
• Organiser les visites médicales
• Vérifier et régler les notes de frais des collaborateurs
• Suivre les demandes de CP à soumettre pour validation au responsable
• Préparer les contrats de travail et l'arrivée de nouveaux collaborateurs (onboarding)

Assistance à la Direction

• Assurer le suivi de dossiers spécifiques confiés par la Direction
• Participer à l'amélioration continue des procédures administratives