Adjoint.e administratif hébergement (H/F)

Missions et activités principales: - Accueillir, Informer et Orienter les étudiants. - Participer à l'administration et à la gestion de l'unité de gestion hébergement Activités: Sous l'autorité du directeur/trice de l'unité de gestion hébergement Sous la responsabilité de l'adjoint.e du DUG, Gestion administrative Gestion locative sur logiciels - Saisie informatique des données dans les logiciels métiers hébergement ou Office H3, H3Web, EBail, Contingent, Mes RDV, ARD, Etats des lieux, Outlook, Word, Excel, SharePoint, - Enregistrement des arrivées et des départs d'étudiants, - Editions des attestations de résidence, des quittances de loyers (à la demande) et des lettres de relances, - Facturation des loyers et charges diverses, parkings, garages, fluides. - Edition des listings débiteurs Visale, Garantme, et garants physiques, - Suivi des débiteurs: mailings, appels téléphoniques en concertation avec le DUG, Gestion Administrative - Vérification et constitution des dossiers locatifs, - Gestion du tableau de bord d'occupation des chambres en cité et résidences universitaires, - Vérification des fins de mois: contrôle des erreurs, états de provisions, reste à recouvrer et anticipations - Gestion des débiteurs garants et cautionnés Visale et Garantme, Smartgarant, - Assurer la gestion de Caf, - Elaboration des dossiers contentieux, - Elaboration des certificats administratifs, - Envoi des convocations, - Réponses aux courriers divers et courriels, - Possibilité de facturation des loyers des différents partenaires (titre de recettes Orion), - Classement et archivage des dossiers, - Elaboration du tableau des remboursements, envoi au pôle recettes et vérification de leur saisie, - Réponses apportées au pôle recettes suite à des contrôles internes, - Validation des quittances subrogatives des étudiants cautionnés par les organismes de garantie, - Possibilité d'assurer les états des lieux, - Possibilité de relever les compteurs, - Participer à la formation des renforts, - Participer à la saisie des engagements et bons de commande sur Orion, - Possibilité d'assurer la gestion des clés. Assurer l'accueil des étudiants - Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail - Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives.) Connaissances - Savoirs: - Maitrise technique du domaine d'activité- Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer- Bureautique (Word, Excel, PPT) ? Internet, Messagerie ? - Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.) - Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous- Connaissance des règles budgétaires et comptables Savoir- faire: - Travail en équipe- Rigueur et sens de l'organisation- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs- Capacités rédactionnelles- Savoir rendre compte de son activité Savoir être: - Sens de la communication orale et écrite- Sens des initiatives et des responsabilités- Goût pour le travail administratif - Sens de la communication, diplomatie et respect des usagers- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité - Sens du service

1 An(s)