Responsable administratif / Responsable administrative de gestion (H/F)

La Représentation de l'IRD à La Réunion assure la représentation scientifique et institutionnelle de l'IRD auprès des institutions et partenaires, ainsi qu'auprès des acteurs locaux, nationaux, européens, internationaux. Son évolution s'accentue depuis plusieurs années compte-tenu de la diversification des sources de financements et l'accroissement en nombre et en montant financier des projets et ainsi que des activités de recherche. La mission principale est d'assurer la coordination et/ou la gestion de tout ou partie d'un service ou d'une activité, assurer le pilotage administratif (finances, RH, partenariat, communication, hygiène et Sécurité...) d'une structure opérationnelle dans un environnement multi-tutelles voire multi-sites.
Il/elle accompagne le/la Représentant(e) dans la mise en œuvre de la stratégie et des activités de la représentation. Il/elle assure un rôle de conseil, de coordination et de pilotage administratif, financier et organisationnel, en lien avec les équipes de recherche, les services centraux et les partenaires institutionnels, scientifiques et techniques, aux niveaux national et international.
Vos activités consisteront à:

• Mettre en œuvre, en lien avec le/la Représentant(e), le plan d'action de la représentation dans le respect des objectifs fixés et des moyens humains, matériels et financiers alloués. Assurer un rôle d'appui, de conseil et, le cas échéant, de représentation auprès des partenaires internes et externes.
• Élaborer et suivre le budget de la structure, en assurer le contrôle, l'analyse des dépenses et le respect des procédures administratives et financières. Concevoir des outils de suivi et de pilotage adaptés aux activités de la représentation et garantir l'application des règles en vigueur. Maintenir des échanges réguliers avec le siège et les délégations afin de favoriser la transparence et la fluidité des activités.
• Encadrer, coordonner et animer l'équipe de la représentation (réunions, concertations, groupes de travail). Accompagner les agents dans leur montée en compétences, en lien avec le/la Représentant(e) et les services RH. Mobiliser les ressources administratives, logistiques et techniques nécessaires à la réalisation des missions.
• Participer à la mise en œuvre des actions de communication interne et externe avec les services concernés.
• Contribuer aux enquêtes, audits et évaluations de la structure. Assurer une veille réglementaire et organisationnelle et participer à la démarche qualité.
  Activités spécifiques:
• Assurer un soutien organisationnel et administratif auprès du/de la Représentant(e): gestion des agendas, priorités, rendez-vous, courriers, notes, comptes rendus et suivi des dossiers. Faciliter la circulation de l'information en français et en anglais, assurer sa diffusion et son archivage, et proposer des supports de communication adaptés.
• Accueillir et accompagner les visiteurs, nouveaux arrivants et interlocuteurs internes ou externes dans leurs démarches administratives. Constituer et actualiser une documentation de référence.
• Organiser et coordonner réunions, séminaires, colloques, événements nationaux et internationaux en lien avec les chercheurs, les services de communication et les équipes logistiques.
• Préparer, suivre et gérer les conventions, contrats, partenariats, marchés et appels d'offres dans le respect des procédures. Assurer le suivi administratif, juridique, financier et RH des dossiers (effectifs, arrivées/départs, suivi médical, dossiers sensibles).
• Concevoir et analyser des indicateurs d'aide à la décision. Informer et conseiller les personnels et responsables sur les questions administratives, RH, juridiques et liées au montage de projets.
• Contribuer à la mise en œuvre des des politiques d'hygiène, de sécurité et de qualité au sein de la représentation.

Anglais C1