Assitant(e) de direction (H/F)

CDI Possible suite à CDD 1 an
Vous souhaitez vous investir auprès d'une commune touristique et dynamique afin de contribuer à la qualité de vie des résidents et visiteurs, cet emploi est fait pour vous.

La Commune de PLOBANNALEC-LESCONIL recherche un/e assistant(e) de Direction. Vous aurez en charge le secrétariat général de la Direction Générale des services (DGS)
Vous assurez le secrétariat des instances, collaborerez à l'organisation des élections et participerez à l'accueil général de la population

Missions principales:

Secrétariat général de la Direction générale des services (DGS)

• Orienter les courriels, et gérer le courrier arrivée-départ
• Assurer le secrétariat courant de la DGS
• Gérer l'agenda de la DGS et du Maire
• Organiser les rendez-vous, déplacements et réunions: dates, réservation de salles, invitations, matériel, réalisation de supports le cas échéant
• Anticiper les échéances et assurer les rappels règlementaires
• Assurer la mise à jour et faire évoluer les outils collaboratifs internes: annuaires, listing des partenaires et associations.
• Coordonner l'organisation des Vœux du Maire
• Suivre les dossiers liés à l'habitat: suivre les demandeurs de logements

Secrétariat des instances communales (Conseil municipal, Bureau municipal, CCAS):

• Veiller au respect des délais: délais de préparation, délais réglementaires pour la convocation, la publication et l'affichage
• Préparer les dossiers de séance: collecte des projets de délibérations, relecture, mise en forme du rapport préparatoire, des délibérations et du procès-verbal, mise en forme des documents de présentation
• Suivre les actes administratifs et leur transmission aux services compétents
• Tenir à jour les registres des délibérations et décisions.
• Participer aux conseils municipaux

Assurer l'organisation des élections
en lien direct la responsable du Pôle Moyens Généraux en charge du pilotage des élections

• Réaliser la gestion des listes électorales en lien avec le REU
• Gérer les commissions de contrôle
• Réaliser la préparation matérielle des scrutins, organiser les jours de vote, et assurer la continuité en lien avec les autres agents d'accueil

Missions secondaires:
Participer à l'accueil général de la population qui intègre une agence postale communale
Assurer l'accueil général de la population et l'agence postale communale et assurer la continuité de service pendant les absences des 2 agents du pool accueil (positionnement à l'accueil général)