Adjoint de direction H/F

RESPONSABILITÉS:

L'Adjoint de direction intervient plus spécifiquement sur les missions suivantes:
✓ Appui au Directeur
• Contribuer à la définition, au déploiement et au suivi du projet d'établissement.
• Assister la Direction dans le pilotage quotidien de l'établissement.
• Participer à la mise en œuvre des projets institutionnels et opérationnels.
• Préparer, analyser et consolider les informations nécessaires à la prise de décision.
• Participer à la gestion des événements, situations urgentes
• Représenter le Directeur en réunion
✓ Coordination opérationnelle de l'activité
Services généraux
• Superviser l'ensemble des fonctions administratives de l'établissement
• Superviser l'entretien des locaux, la maintenance, la sécurité, les contrôles réglementaires.
• Participer aux démarches qualité, projets transversaux, analyses de risques ou actions de prévention.
• Soutenir l'organisation logistique des instances.
• Organiser le suivi des contrats.
• Participer à la planification des travaux et à leur suivi.
• Veiller à la gestion des stocks et des consommations.
Administration du personnel
• Superviser la tenue à jour des dossiers du personnel.
• Suivre les habilitations, visites médicales, formations obligatoires.
• Contrôler la conformité des données RH transmises au siège ou au service central.
• Assurer la préparation administrative des contrats et avenants en lien avec le Siège.
Gestion du temps de travail
• Contrôler les plannings.
• Participer au suivi des heures supplémentaires, absences, et ajustements.
• Garantir la remontée des éléments variables de paie.
Activité administrative
• Contribuer à la sécurisation des processus administratifs et RH.
• Préparation des éléments budgétaires, des tableaux de bord ou des dossiers réglementaires.
Climat social et communication interne
• Être un interlocuteur de proximité pour les salariés.
• Participer à la prévention des conflits et au maintien d'un dialogue fluide entre équipes et Direction.
• Contribuer à la préparation des réunions du personnel, des instances représentatives et des communications internes.
Gestion de l'accueil de l'EHPAD
• Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'EHPAD.
• Assurer la réception, le tri, la distribution du courrier.
• Gérer l'affichage au sein de l'établissement.
✓ Participer aux instances et démarches institutionnelles.
• Contribuer à la préparation des documents nécessaires aux inspections, contrôles et évaluations.
• Participer aux démarches qualité, projets transversaux, analyses de risques ou actions de prévention.
• Soutenir l'organisation logistique des instances.

PROFIL RECHERCHÉ:

Nous recherchons une personne motivée et engagée, qui souhaite mettre ses compétences et son sens relationnel au service des résidents dans un cadre bienveillant et professionnel.

• Diplôme: Diplôme de type Bac+4/5 en Management des Organisations Sanitaires et Sociales.
• Savoir-faire / Compétences professionnelles:
  Très bonne connaissance du fonctionnement des établissements médico-sociaux.
  Connaissance des règles de sécurité, maintenance, hygiène, gestion logistique.
  Maîtrise des procédures administratives et réglementaires.
  Compétence en gestion des achats, suivi de budget délégué et économie de fonctionnement.
  Capacité à analyser une situation, résoudre des problèmes et prioriser.
• Savoir-être / Qualités:
  Sens des responsabilités et autonomie.
  Grande capacité d'adaptation et polyvalence.
  Capacité à travailler en coopération avec les différents secteurs.
  Qualités de communication écrite et orale.
  Discrétion professionnelle, rigueur, sens du service.
  Parce que votre engagement mérite d'être reconnu, nous proposons un ensemble d'avantages pour soutenir votre bien-être et valoriser votre travail:
• Mutuelle prise en charge à 80 % (régime de base)
• PERCOL (Plan d'Épargne Retraite Collectif) après 3 mois
• Chèques vacances & cadeaux
  – Plateforme Pluxee