Gestionnaire des marchés et assistant de direction (H/F)

Présentation de la structure:

Au sein de la DGD Finances-Achats, la Direction des Achats dispose de 2 services; un service achats (4 personnes) et un service de la commande publique (12personnes). Le service de la commande publique instruit les procédures de marchés publics de l'UGA, il est garant des règles de la commande publique en accompagnant les porteurs de projet dans la passation des marchés publics (de la définition du besoin à la signature du contrat), il assure l'enregistrement des marchés publics de l'UGA dans le logiciel financier SIFAC et met à disposition de l'ensemble des gestionnaires les éléments nécessaire à la passation des commandes (et en assure la bonne application). Le service de la commande publique est composé de chargés de contrat et d'un pôle Suivi et Exécution des Marchés (SEM). C'est au sein du pôle SEM qu'un poste de gestionnaire administrative se libère.

Description de l'équipe:

L'équipe du pôle SEM est composée de 3 personnes qui assurent le suivi et l'exécution de 450 contrats de la commande publique auprès de 680 utilisateurs SIFAC. Ce pôle garantit la qualité de la dépense et la continuité de service en proposant une assistance aux gestionnaires administratifs et financiers de l'UGA par courriel ou téléphone. En parallèle, ces personnes exercent des missions d'assistante de direction en accompagnant les agents de la direction des achats sur la gestion des plannings, les questions RH, les missions et le traitement des documents sous I-parapheur. Enfin, ce pôle prend en charge la mise en ligne de la documentation des achats publics sur l'Intranet.

Missions principales:

Sous la responsabilité du chef du service de la commande publique, vous assurez le suivi et l'exécution des marchés publics (notamment les reconduction/ renouvellement des marchés publics ainsi que des révisions de prix), le cas échéant en lien avec les chargés de contrats. En tant que correspondant SIFAC, vous créez les contrats, débloquez les commandes dans le workflow, gérez les augmentations, effectuez les mises à jour et informez les utilisateurs et fournisseurs. Enfin, vous assurez les missions d'assistante de direction pour la direction des achats.

Activités principales:

Suivi des marchés publics:

• Préparer et saisir les marchés sur SIFAC (marché initial + avenants + sous-traitants + reconductions)
• Transmettre les informations sur les marchés aux gestionnaires et à l'Agence comptable
• Mettre en ligne et actualiser les documents de marché sur l'intranet (marchés transversaux notamment) et sur ALFRESCO
• Assister les gestionnaires (réponse aux questions diverses, validation des commandes dans le workflow SIFAC)
• Assurer la reconduction des marchés (demandes auprès des services concernés)
• Assurer le suivi des propositions de révision de prix de la part des entreprises
• Rédiger les certificats administratifs ou les avenants de transfert
• Publication des données essentielles des marchés publics

Assistant de direction:

• Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction
• Gérer l'agenda de la directrice, plannings, réservations de salles, réunions de direction, de réseau et instances
• Gérer les fournitures, les parapheurs (physiques/électroniques) et l'archivage
• Assurer le suivi des horaires, absences et congés des agents en lien avec les chefs de service et la gestionnaire RH
• Participer à l'activité de communication sur l'intranet

Spécificités liées au poste:

• Garantir la continuité de service (avec les deux autres agents affectés au pôle SEM) pour répondre aux usagers internes sur SIFAC avec un sens aigu du service public
• Respecter strictement le devoir de réserve et l'obligation de confidentialité

Formation, diplôme, expérience souhaitée: Bac, BTS, BUT et expérience de 2 à 5 ans