Chargé(e) du protocole et de l'événementiel (H/F)

Grigny-sur-Rhône, ville dynamique, innovante et durable de plus de 10 000 habitants, située au sud
de la Métropole de Lyon, recrute son Chargé(e) du protocole et de l'événementiel.
Au sein de la direction de la communication et du rayonnement territorial et placé(e) sous l'autorité
de la responsable du service événementiel, l'agent contribue à l'ensemble des actions
événementielles portées par la Collectivité.
Le ou la chargé(e) du protocole et de l'événementiel participe à l'organisation, la coordination et le
suivi des manifestations, cérémonies et événements portés par la commune. Il ou elle veille au
respect des règles protocolaires et contribue à la valorisation de l'image de la collectivité auprès
des élus, partenaires institutionnels et administrés.

GESTION DU PROTOCOLE

• Tenir le calendrier et anticiper les événements protocolaires
• Veiller au respect des règles protocolaires et des préséances.
• Assurer le lien avec le service communication pour la réalisation des invitations
• Rédiger et gérer les invitations officielles: envoi, suivi, relance, retour
• Assurer le suivi des réponses et la gestion des listes d'invités
• Évaluer les quantités (nourriture, boissons) nécessaires en fonction du type d'évènement, du nombre estimé de présents et du niveau de prestation sollicité
• Evaluer le besoin en matériel (tables, chaises, divers équipements.)
• Assurer le lien avec le régisseur afin de garantir la sonorisation des événements
• Gérer les commandes et les stocks de denrées
• Préparer les buffets salés et sucrés ne nécessitant pas l'intervention du restaurant municipal
• Organiser et gérer les accueils café pour les réunions et rencontres partenariales,
• S'assurer du lien avec le restaurant municipal pour leurs interventions, dressage de leurs buffets
• S'occuper du dressage des tables en Mairie ou dans les salles municipales
• Gérer les stocks en nappes et se charger du nettoyage
• S'assurer du rangement des locaux à l'issue des événements

ORGANISATION EVENEMENTIELLE (en soutien à la Responsable de service et autonomie sur certains événements)

• Participer à la construction de l'évènement et à la réflexion sur les animations à mettre en place,
• Établir les rétroplannings et assurer le suivi opérationnel des projets.
• Coordonner les interventions des services municipaux (communication, police municipale, services techniques) et des prestataires.
• Assurer la gestion logistique des manifestations.
• Participer à la définition des besoins matériels, humains et financiers et réaliser les achats dans le respect des lignes budgétaires,
• Assurer une présence lors des manifestations, y compris en dehors des horaires habituels. (soirée, week-ends, jours fériés)
• Assurer le bon déroulement des évènements (logistique pré et post événements)
• Préparer la réception de délégations de villes jumelées
• Organiser le déplacement de délégations Grignerotes

COORDINATION ET RELATIONS PARTENARIALES

• Participer à l'interface entre les élus, les services municipaux et les partenaires extérieurs.
• Co-développer les relations avec les associations, institutions et partenaires locaux dans le cadre de la préparation des événements,
• Participer aux réunions de préparation et de coordination.
• Représenter la collectivité lors de certaines réunions techniques.

GESTION ADMINISTRATIVES ET BUDGETAIRES

• Élaborer les demandes de devis et bons de commande.
• Participer à la préparation et au suivi du budget événementiel.
• Assurer le suivi administratif des dossiers.
• Réaliser les bilans des manifestations organisées.

Activités complémentaires

• Participation à la communication des événements en lien avec le service communication.
• Mise à jour des fichiers de contacts institutionnels.
• Veille sur les pratiques protocolaires et événementielles.
• Participation aux astreintes ou permanences liées aux manifestation