Standardiste - Etude de Mandataires judiciaires (H/F)

Afin de renforcer son équipe, la SELARL JEROME ALLAIS recherche un(e) standardiste/assistant(e) administratif(ve).

Mission: Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'étude, garantir la bonne circulation des informations et contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien

• Accueil téléphonique: identifier les demandes des interlocuteurs; réorienter les appels vers le collaborateur compétent; répondre directement aux demandes courantes relevant d'informations générales; assurer une prise de message claire et complète
• Accueil physique: accueillir les personnes ayant rdv et prévenir le collaborateur; accueillir les personnes sans rdv, identifier l'objet de leur venue et les orienter en fonction de leur demande; accueillir les huissiers de justice et réceptionner les actes de justice
• Gestion de la messagerie électronique: consulter et traiter la boîte mail générale de l'étude; identifier les dossiers concernés et les transférer aux collaborateurs compétents
• Gestion du courrier entrant: réceptionner le courrier quotidien; procéder à son ouverture; identifier les urgences; distribuer les courriers aux collaborateurs concernés; assurer le traitement prioritaire des courriers nécessitant une action immédiate
• Gestion administrative et documentaire: scanner, enregistrer et classer les documents; intégrer les documents électroniques reçus du Greffe du Tribunal des Activités Economiques de Lyon; assurer le traitement des documents papier retournés par les juridictions
• Gestion du calendrier de l'étude: planifier et renseigner les dates d'audiences, les convocations, les rendez-vous, les renvois d'audience
• Gestion du courrier sortant: gérer les parapheurs des collaborateurs; vérifier les documents avant expédition; mise sous pli; affranchissement; dépôt pour La Poste
• Appui administratif général: rédaction de courriers simples; classement; ouverture informatique des nouveaux mandats; participation au bon fonctionnement administratif quotidien de l'étude; assistance ponctuelle aux collaborateurs sur des tâches administratives

Profil recherché:

• Maîtrise de l'accueil téléphonique
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
• Connaissances et/ou expérience en procédures collectives appréciées
• Une formation progressive est dispensée en interne pour permettre l'acquisition des compétences spécifiques
• Qualités requises: réactivité, rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des délais et des priorités, rapidité d'exécution, capacité à s'intégrer dans une équipe.
• Le poste nécessite une forte capacité à gérer les urgences, à prioriser les demandes et à évoluer dans un environnement juridique exigeant rigueur et réactivité.

Poste à pourvoir immédiatement
Rémunération selon le profil des candidats
L'Etude est ouverte à du temps partiels, possible travail sur 3 ou 4 jours possibles.