FR - Réceptionniste (H/F/X) - MGallery Royal Lyon
Afin de renforcer son équipe, la SELARL JEROME ALLAIS recherche un(e) standardiste/assistant(e) administratif(ve). Mission: Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'étude, garantir la bonne circulation des informations et contribuer au bon fonctionnement administratif quotidien - Accueil téléphonique: identifier les demandes des interlocuteurs; réorienter les appels vers le collaborateur compétent; répondre directement aux demandes courantes relevant d'informations générales; assurer une prise de message claire et complète - Accueil physique: accueillir les personnes ayant rdv et prévenir le collaborateur; accueillir les personnes sans rdv, identifier l'objet de leur venue et les orienter en fonction de leur demande; accueillir les huissiers de justice et réceptionner les actes de justice - Gestion de la messagerie électronique: consulter et traiter la boîte mail générale de l'étude; identifier les dossiers concernés et les transférer aux collaborateurs compétents - Gestion du courrier entrant: réceptionner le courrier quotidien; procéder à son ouverture; identifier les urgences; distribuer les courriers aux collaborateurs concernés; assurer le traitement prioritaire des courriers nécessitant une action immédiate - Gestion administrative et documentaire: scanner, enregistrer et classer les documents; intégrer les documents électroniques reçus du Greffe du Tribunal des Activités Economiques de Lyon; assurer le traitement des documents papier retournés par les juridictions - Gestion du calendrier de l'étude: planifier et renseigner les dates d'audiences, les convocations, les rendez-vous, les renvois d'audience - Gestion du courrier sortant: gérer les parapheurs des collaborateurs; vérifier les documents avant expédition; mise sous pli; affranchissement; dépôt pour La Poste - Appui administratif général: rédaction de courriers simples; classement; ouverture informatique des nouveaux mandats; participation au bon fonctionnement administratif quotidien de l'étude; assistance ponctuelle aux collaborateurs sur des tâches administratives Profil recherché: - Maîtrise de l'accueil téléphonique - Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément - Connaissances et/ou expérience en procédures collectives appréciées - Une formation progressive est dispensée en interne pour permettre l'acquisition des compétences spécifiques - Qualités requises: réactivité, rigueur, sens de l'organisation et de la gestion des délais et des priorités, rapidité d'exécution, capacité à s'intégrer dans une équipe. - Le poste nécessite une forte capacité à gérer les urgences, à prioriser les demandes et à évoluer dans un environnement juridique exigeant rigueur et réactivité. Poste à pourvoir immédiatement Rémunération selon le profil des candidats L'Etude est ouverte à du temps partiels, possible travail sur 3 ou 4 jours possibles.
2 An(s) - Cabinet Avocats, Tribunaux, Cabinet Avocats, Tribunaux, Secrétariat assistanat juridique, Bac ou équivalent, S, Secrétariat assistanat juridique, Bac+2 ou équivalents, S, Pack office (Word, Excel), E, Bonne expression orale et écrite, E