Responsable de la gestion et l'organisation administrative (H/F)

Mission:
La personne recrutée sera responsable administrative et financière. Elle pilote la gestion opérationnelle dans le domaine de la gestion financière, de la gestion des ressources humaines et de la politique contractuelle de l'établissement. Elle encadre, anime et coordonne les activités des services administratifs (finances, RH, logistique, contrats, relations avec les tutelles du laboratoire. Au sein de l'équipe de direction, elle organise et conduit la mise en œuvre de l'organisation et des orientations stratégiques arbitrées par la direction. Elle est membre de l'équipe de direction.

Activités:
1-Pilotage administratif
-Assister et conseiller le directeur et son équipe de direction, le représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes, organiser et participer aux réunions de l'équipe de direction,
-Mettre en œuvre le plan d'action en cohérence avec les missions, les objectifs de l'unité et les moyens humains et matériels qui lui sont assignés
-Piloter le fonctionnement général du laboratoire (organisation élections, listes personnels, organisation de réunions, règlement intérieur, évènement)
-Conduire l'élaboration, le suivi et l'analyse des indicateurs et des tableaux de bord, évaluer et présenter le résultat des actions, contrôler les résultats par projets
-Assurer la suppléance de la direction sur tous les domaines qui relèvent de la gestion administrative et financière de l'unité (délégation de signature recrutement, bon commande, approbation et validation des missions des différentes tutelles: Webcontrat/ Geslab/Etamine-mission/Notilus)
-Elaborer la rédaction des demandes de moyens (dialogue objectifs/ressources)

• Piloter les différentes étapes du processus de dialogue budgétaire en lien avec la direction,
  -Prendre en charge et participer à l'organisation des instances de direction (conseil de laboratoire, comité de direction, conseil scientifique), réaliser les comptes rendus
• Réaliser des études, des rapports et des enquêtes sur les activités du laboratoire
• Organiser les réponses à des demandes d'audits, enquêtes, évaluation sur l'unité, assurer le suivi des audits
• Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

2-Responsable des pôles gestion /achats-missions/logistique/RH

• Encadrer et animer une équipe de 3 ou 4 personnes
• Assurer un appui aux membres des différentes cellules dans la gestion de dossiers complexes
• S'assurer de la bonne application de la réglementation et des processus administratifs dans le domaine contractuel financier et RH et proposer, si nécessaire, les mesures correctives
  -Assurer une veille de la réglementation et des procédures en vigueur dans son domaine d'activité

*Pôle ressources humaines

• Assurer un rôle RH de proximité pour tous les agents (permanents et non permanents) pour la gestion individuelle et collective via les outils dédiés (recrutement, carrière, suivi congés et absence, cumul, etc…)
• Instruire les dossiers d'accueil des étudiants (convention de stage, gratifications)
• Communiquer, mettre en place et assurer le suivi des campagnes RH annuelles (mobilité, promotion, évaluation, etc…)

*Pôles achat/missions, logistique et gestion financière:
-Coordonner le bon fonctionnement du processus financier liés aux lignes budgétaires, aux recrutements, aux achats et missions en lien avec la politique de l'unité
-Rendre compte de la répartition et de l'exécution du budget de l'unité, y compris les ressources contractuelles
-Consolider les bilans financiers mensuels, aider à la décision des arbitrages budgétaires
-Co-animer la commission budget en lien avec la direction et la gestionnaire financière