Administratief medewerker Heibrand

In een notendop Heibrand zoekt een administratieve duizendpoot als rechterhand van de huisverantwoordelijke. Het statuut is bespreekbaar (bv. flexi-job, vervangingscontract, student, …), maar de werkuren en werkdagen worden in overleg vastgelegd volgens de noden van Heibrand en zijn dus niet vrij te kiezen. Wat is jouw rol? Als administratief verantwoordelijke word je ingeschakeld in een ruim takenpakket binnen een dynamische omgeving: Je beheert mee de reserveringen van het centrum: advies aan groepen, prijsberekeningen, contracten en voorschotfacturen opmaken, opvolging van facturen en opvragen van details ter voorbereiding van het verblijf. Je volgt klantencontacten en reservaties op en bent een aanspreekpunt voor (potentiële) klanten. Je staat in voor het bijhouden en klasseren van belangrijke documenten voor de centrumwerking (keuringsattesten, bestellingen, …). Je springt bij in de brede administratie van het centrum en naargelang de noden binnen Chirohuizen (opmaak verblijfsfacturen, statistieken Kampas, uitwerking schoolpakketten, inventarissen groepen, …). Je volgt betalingen van klanten op. Je beheert het kasboek en verwerkt de bijhorende bewijsstukken. Je houdt de interne kalender up-to-date. Bij aanwezigheid combineer je je taken met bemanning van het onthaal. Je voorziet back-up bij de opmaak van menu’s en bestellingen voor de grootkeuken. Per uitzondering spring je in bij andere taken zoals keuken of poets. Waar ga je werken? Plaats van tewerkstelling: Heibrand, Wijngaardstraat 30, 2390 Malle Waarom is deze job iets voor jou? We zoeken iemand die: vlot kan werken met het Officepakket en bereid is interne software (boekingsprogramma) aan te leren. flexibel inzetbaar is: bij afwezigheid of vakantie van de huisverantwoordelijke kan je meerdere dagen per week aanwezig zijn en ingeplande dagen kunnen wijzigen afhankelijk van de bezetting. nauwkeurig werkt en prioriteiten kan stellen. zelfstandig werkt maar ook goed samenwerkt in een klein team. klantvriendelijk, sociaal en verzorgd is. vlot schrijft in het Nederlands en eventueel sociale media kan gebruiken. voeling heeft met jeugdwerk (pluspunt). praktisch en oplossingsgericht denkt.