Backoffice / Buchhaltung (m/w/d) (Buchhalter/in)

Wir suchen ab sofort eine engagierte Kraft für das Backoffice / die Buchhaltung (w/m/d) in Voll- oder Teilzeit.

Über uns

NoscAi ist ein innovatives Health-Tech-Unternehmen und entwickelt ClinicOS© – eine KI-gestützte Praxissoftware, die den Alltag in Arztpraxen grundlegend verbessert. Wir arbeiten im Herzen Hamburgs mit modernster Technologie daran, das Gesundheitswesen zu digitalisieren. Wir sind ein wachsendes, motiviertes Team, das innovativ denkt, KI-Tools täglich nutzt und die extra Meile geht.

Für unsere wachsende Organisation suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Buchhaltung und unser Büromanagement eigenverantwortlich übernimmt – jemanden, der Struktur reinbringt, mitdenkt und Lust hat, Prozesse aktiv mitzugestalten.

Deine Aufgaben – vielseitig und eigenverantwortlich

Buchhaltung:

• Laufende Buchführung in BuchhaltungsButler (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankbuchungen)
• Kontierung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen
• Kreditoren- und Debitorenmanagement
• Zahlungsverkehr: SEPA-Lastschriften, Mahnwesen
• Vorbereitende Tätigkeiten für den Steuerberater: DATEV-Export, Belegzuordnung, Abstimmung offener Posten
• Unterstützung bei Monats- und Quartalsabschlüssen
• Kassenverwaltung (Ein- und Ausgänge)
• Rechnungserstellung und -prüfung

Büromanagement & Backoffice:

• Allgemeine Büroorganisation: Post, Ablage, Materialbestellung, Inventar
• Terminmanagement und Fristenkontrolle
• Telefonzentrale und E-Mail-Korrespondenz
• Vertragsmanagement: Mietverträge, Dienstleisterverträge pflegen und überwachen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben
• Koordination mit externen Dienstleistern (Steuerberater, Versicherungen, etc.)

Organisation & Prozesse:

• Onboarding-Unterstützung: Equipment bestellen, Zugänge vorbereiten, Willkommenspaket
• Pflege von Stammdaten (Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten)
• Dokumentenmanagement und digitale Ablage
• Nutzung von KI-Tools zur Automatisierung von Routineaufgaben
• Aktive Mitgestaltung und Optimierung von Prozessen – bei uns darfst du Dinge verbessern!

Was du mitbringst

• Fließende Deutschkenntnisse
• Erfahrung in der Buchhaltung (vorbereitend oder abschließend: FiBu, Debitoren, Kreditoren)
• Kenntnisse in Buchhaltungssoftware (BuchhaltungsButler, DATEV, Lexware o.ä.)
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Engagement – du hast den Blick fürs Detail
• Offenheit für digitale Tools und KI-gestützte Prozesse
• Wohnsitz in Hamburg oder Umzugsbereitschaft

Was dich als Mensch ausmacht

• Du bist ein Organisationstalent – du bringst Struktur rein, wo andere Chaos sehen
• Du denkst mit und wartest nicht auf Anweisungen
• Du bist offen für Neues – ob KI-Tools, neue Prozesse oder ungewohnte Aufgaben
• Du arbeitest gerne im Team, kannst aber auch eigenständig Dinge vorantreiben
• Du bist zuverlässig, diskret und vertrauenswürdig (du hast Zugang zu sensiblen Daten)
• Du hast Spaß daran, Dinge nicht nur zu erledigen, sondern besser zu machen

Was wir bieten

• attraktives Gehalt
• Wellpass – Fitness, Wellness & Sport oder Ähnliches
• Modernste KI-Tools – Claude AI & Co. als tägliches Werkzeug (ja, auch in der Buchhaltung!)
• Startup-Kultur mit echtem Impact im Gesundheitswesen
• Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, kurze Wege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Ein motiviertes Team, das die extra Meile geht
• Die Möglichkeit, Prozesse von Anfang an mitzugestalten – nicht nur abzuarbeiten

Klingt nach dir?

Dann bewirb dich jetzt – wir freuen uns auf dich! Schick uns deinen Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben (gerne formlos) an.