Sachbearbeitung Transport & Backoffice (m/w/d)

Für unser familiär geführtes Transportunternehmen suchen wir in Vorauswahl über das AMS eine/n 1 Sachbearbeitung Transport & Backoffice (m/w/d) Unternehmen: Ernst Transporte Bereich: Disposition / Administration / Transportabwicklung Dienstort: z. B. Wolfurt Arbeitszeit: 20 Stunden/Woche (Start) - Erhöhung nach Absprache möglich Eintritt: ab sofort / nach Vereinbarung   Ziel der Position Sicherstellung einer reibungslosen, effizienten und dokumentationssicheren Transportabwicklung im täglichen Geschäft. Die Position unterstützt die Disposition und Geschäftsführung in allen administrativen Prozessen - von der Auftragsbearbeitung bis zur vollständigen Ablage und Kontrolle der Transportunterlagen. Hauptaufgaben & Verantwortlichkeiten Transportabwicklung & Administration ·         Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung von Transportaufträgen ·         Kommunikation mit Fahrern, Kunden, Ladestellen und Partnern ·         Vorbereitung, Kontrolle und Nachbearbeitung von Transportdokumenten (z. B. CMR, Lieferscheine, Ablieferbelege) ·         Dokumentenmanagement: saubere Ablage, Nachforderungen, Vollständigkeitskontrolle Unterlagenmanagement / Dokumentationspflichten ·         Kontrolle der Rückläufe (CMR, Ablieferbelege, Lademittelscheine) auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Plausibilität ·         Nachfassen bei fehlenden/unklaren Unterlagen ·         Sicherstellen eines einheitlichen internen Ablaufs (z. B. Druck, Verteilung, Archivierung) Lademittel / Paletten ·         Prüfung und Abgleich von Lademittelbelegen und Buchungen ·         Klärung von Differenzen mit Kunden/Partnern ·         Unterstützung bei internen Kontrollen (Listenabgleich, Reklamationen, Rückfragen) Abrechnungsvorbereitung / Faktura-Unterstützung Vorbereitung von abrechnungsrelevanten Unterlagen (Vollständigkeit & Zuordnung) ·         Plausibilitätsprüfung (Tour, Datum, Kunde, Leistungsnachweis) ·         Unterstützung bei Rückfragen zu Rechnungen/Gutschriften Allgemeine Office-Aufgaben ·         Pflege von Stammdaten (Kunden, Partner, Fahrer, Fahrzeuge - je nach Aufgabenverteilung) ·         Unterstützung bei internen Jahres-/Partnerunterlagen (z. B. Versicherungsnachweise, Dokumente von Subunternehmern) ·         Vertretungsaufgaben im Team Schnittstellen ·         Intern: Disposition, Fahrer, Buchhaltung/Abrechnung, Geschäftsführung ·         Extern: Kunden, Liefer-/Empfangsstellen, Subunternehmer, Lager/Logistikpartner Kompetenzen & Entscheidungsspielraum ·         Selbstständige Priorisierung täglicher Aufgaben im Backoffice ·         Nachfordern/Einholen fehlender Unterlagen und Klärung einfacher Abweichungen ·         Eskalation bei kritischen Fällen (fehlende Originale, Unstimmigkeiten, Reklamationen, Haftungsthemen) Fachliche Anforderungen ·         Erfahrung im Büro/Backoffice, idealerweise im Transport-/Speditionsumfeld ·         Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Word) ·         Strukturierte Arbeitsweise und hoher Qualitätsanspruch bei Dokumenten ·         Vorteil: Kenntnisse zu CMR/Ablieferbelegen/Lademittel (nicht zwingend - kann man lernen) Persönliche Anforderungen ·         Verlässlichkeit, Genauigkeit, Diskretion ·         Kommunikationsstark, freundlich und zugleich verbindlich ·         Stressresistent und lösungsorientiert, auch wenn es "brennt" ·         Teamfähigkeit und klare, saubere Dokumentation Arbeitszeit-Hinweis (wichtig) ·         Start: 20 Stunden pro Woche ·         Mehrstunden bzw. Aufstockung nach Absprache möglich (je nach Auslastung und gegenseitiger Passung) Bewerbungen bitte an: AMS Bregenz Herr Adrian Lackovi Das Mindeste