Toimistosihteeri

Tehtävän kuvaus Toimistosihteerin tehtävä on laaja-alainen ja monipuolinen hallinto- ja asiakaspalvelutehtävä, jossa työaika jakautuu pääpiirteittäin: 50 % kulttuuri- ja hyvinvointipalvelujen tehtäviin 50 % sivistystoimen tehtäviin Tehtävä tukee kahden palvelualueen sujuvaa arkea ja edellyttää kykyä hallita kokonaisuuksia, priorisoida työtä ja toimia yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Tehtävä voi sisältää monimuotoisia valmistelutehtäviä, jotka edellyttävät itsenäistä ja harkinnanvaraista päätöksentekoa. Lisäksi tehtävässä tulee olla valmius sijaistaa kansalaisopiston opistosihteeriä. Keskeiset työtehtävät Kulttuuri- ja hyvinvointipalvelujen tehtävät (noin 50 %): Asiakaspalvelu ja viestintä kulttuuri- ja hyvinvointipalveluissa Tuki tapahtumien, tilaisuuksien ja palvelujen hallinnollisissa tehtävissä Laskutus, hankerahoitushakemusten valmistelu, rekrytointien tukitehtävät Verkkosivujen päivitys ja varauskalentereiden ylläpitotehtävät Sivistystoimen tehtävät (noin 50 %): Hallinnollinen tuki sivistystoimen palveluille Kokousjärjestelyt, asiakirjojen valmistelu, arkistointi ja dokumenttien hallinta Oppilas- ja opiskelijatietojen käsittely ja ylläpito opiskelijahallintajärjestelmissä Rekrytointien tukitehtävät Yhteydenpito koulutusyksiköihin ja sisäisiin yhteistyötahoihin Esihenkilö ja työn ohjaus Toimistosihteerin lähiesihenkilönä toimii sivistysjohtaja, joka vastaa työnantajavelvoitteista, työnjohdosta ja työhyvinvoinnista. Sivistysjohtaja vastaa tehtävien sisällöllisestä ohjauksesta oman vastuualueensa osalta ja kulttuuri- ja hyvinvointijohtaja taas oman vastuualueensa osalta. Työ suunnitellaan ja priorisoidaan yhteistyössä. Kelpoisuus ja osaaminen Tehtävässä edellytetään: soveltuvaa toisen asteen tai korkeakoulututkintoa kokemusta toimisto-, hallinto- tai asiakaspalvelutehtävistä hyviä tietoteknisiä valmiuksia oma-aloitteisuutta, huolellisuutta ja hyviä vuorovaikutustaitoja erinomaista suullista ja kirjallista taitoa jommassakummassa kotimaisessa kielessä (suomi tai ruotsi) sekä hyvää taitoa toisessa kotimaisessa kielessä Tarjoamme monipuolisen ja vastuullisen tehtävän kaksikielisessä kaupungissa mahdollisuuden työskennellä kahden palvelualueen rajapinnassa osaavan työyhteisön KVTES:n mukaisen palvelussuhteen. Työaika ja palvelussuhde Tehtävässä noudatetaan toimistotyöaikaa, 36 tuntia 15 minuuttia viikossa. Palvelussuhteen ehdot määräytyvät kunnallisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) mukaisesti. Tehtävä sijoittuu tasopalkkaryhmään 1TOI64, tasopalkka 2 670,66 euroa kuukaudessa. Koeaika on kuusi (6) kuukautta. Vastuualueen johtaja päättää toimistosihteerin valinnasta. Työn aloitus Työn aloituskohta on joustava. Työ alkaa sopimuksen mukaan mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään helmikuun aikana 2026. Hakeminen Pyydämme jättämään sähköisen hakemuksen maanantaihin 26.1.2026 kello 12.00 mennessä www.kuntarekry.fi -sivujen kautta sekä liittämään hakemukseen mukaan kelpoisuutta osoittavat tutkintotodistukset. Hakemuksen voi toissijaisesti toimittaa myös postitse osoitteeseen: Loviisan kaupunki, Mariankatu 12 A, 07900 LOVIISA. Kirjekuoreen merkintä: Toimistosihteeri. Kelpoisuuden osoittavat todistukset tarkastetaan haastatteluun kutsutuilta haastattelutilaisuudessa. Haastattelut on tarkoitus toteuttaa ajalla 27.1.-30.1.2026.