Administratief medewerker bibliotheek Team Cultuur, Onderwijs en Bibliotheek (loonschaal C1-C3)

Functie: Administratief medewerker Team: Cultuur, Onderwijs en Bibliotheek Dienst: Bibliotheek Schaal: C1-C3 Doel van de functie Binnen het Team Cultuur, Onderwijs en Bibliotheeksta je in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van bibliotheek.In het bijzonder ben je als baliebediendevan de bibliotheek het eerste aanspreekpunt voor de bezoekers. Je zorgt voor een warm onthaal van de bezoekers, beantwoord hun vragen, geeft informatie en spreekt de bezoekers zelf aan die zoekende lijken zodat je hen verder kan helpen. Je begeleidt enerzijds bezoekers in het aanbod van de bibliotheek en anderzijds ook voor de informatie via digitale kanalen. Je neemt een actieve rol op in het team door mee te werken aan de projecten en activiteiten/evenementen binnen de bibliotheek. Ten slotte verzorg je de administratieve support en de logistieke werking van de bibliotheek. Algemene situering Je werkt onder leiding van en rapporteert aan de bibliothecaris Functie-inhoud Onthaal in de bibliotheek zorgen voor een persoonlijk onthaal zowel telefonisch als aan de balie positief bijdragen tot het imago van de stad Oudenburg door een kwalitatieve dienstverlening, flexibiliteit, klantvriendelijke service en een enthousiaste uitstraling instaan vooregistreren van uitgeleende materialen verschaffen van informatie aan de bezoekers over de werking en het aanbod van de bibliotheek, beantwoorden van hun vragen, mensen zelf aanspreken die zoekende lijken zodat je hen verder kan helpen, … bezoekers ook wijzen op informatie via digitale kanalen Projecten en evenementen instaan voor onthaal en begeleiding van burgers en genodigden tijdens projecten en evenementen administratieve en logistieke ondersteuning bij de diverse projectenen de reguliere educatieve werking Administratieve en logistieke ondersteuning van de bibliotheek instaan voor de aankoop en de verdere professionele ontsluiting van de bibliotheekcollectie begeleiding van de jobstudentenen vrijwilligers actief deelnemen aan teamoverleg bij noodwendigheden de andere collega’s bijstaan en bijspringen waar nodig ondersteunen van de bibliothecaris in de uitvoering van taken. Verruimende bepalingen Indien de werking en de dienstverlening dit vereisen kunnen andere en/of bijkomende taken en verantwoordelijkheden worden opgelegd afhankelijk van de vereisten van de organisatie. Deze functiebeschrijving is niet limitatief. Je bent flexibel ingesteld: bij projecten, evenementen, activiteiten, … waar je aanwezigheid noodzakelijk is zal je werken volgens wisselende werktijden (avond - en weekendwerk). Uit deze functiebeschrijving vloeit voort dat flexibiliteit ten aanzien van de werkuren een belangrijke vereiste is. Diplomavereiste In het bezit zijn van A2 diploma, diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig Kennis algemene kennis van onthaal - en communicatietechnieken inzicht in de organisatie en werking van een lokaal bestuur grondige kennis van algemene ICT (Word, Excel, Outlook, Windows, …) basiskennis van sociale mediatoepassingen: Facebook, Instagram, … basiskennis van bibliotheek technischezaken (literatuur, breed maatschappelijke kennis, zoekvaardigheden, cultuur, media) Vaardigheden sterke administratieve vaardigheden kunnen werken in teamverband ordelijk en overzichtelijk kunnen rapporteren kunnen plannen en organiseren zelfstandig, correct en snel kunnen uitvoeren van opgelegde taken zich loyaal kunnen opstellen als deel van een dienst en de gehele organisatie met respect voor de politieke overheden en de hiërarchische lijn brieven kernachtig, zakelijk en doelgericht kunnen opstellen overweg kunnen met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen vlot kunnen werken met PC Attitude vlot in de omgang zich respectvol, zonder vooringenomenheid, opstellen voor anderen (onafgezien van leeftijd, cultuur, taal) klantvriendelijk en hulpvaardig zijn communicatief correct en nauwkeurig zijn respect hebben voor privacy en beroepsgeheim respect hebben voor timing en afspraken stressbestendig zijn verantwoordelijkheidszin hebben voldoende assertief zijn flexibel zijn creatief, inventief en zin voor initiatief.