Secretariaatsmedewerker (M/V) – 24u/week

De Appelboom is een dagbehandelingscentrum voor kinderen van 2 tot 7 jaar met een autismespectrumstoornis (ASS) en een matige tot ernstige mate van disfunctioneren, al dan niet in combinatie met een verstandelijke beperking. We bieden intensieve begeleiding in een warme en gestructureerde stimulerende omgeving, met oog voor het kind én het gezin. Ter versterking van ons team zoeken wij een enthousiaste secretariaatsmedewerker (M/V) voor een deeltijds contract van 24u/week (onbepaalde duur). Startdatum: 1 maart 2026. Taakomschrijving: Als administratieve duizendpoot combineer je onthaal, secretariaat, patiëntenadministratie en financiële opvolging. Je zorgt voor een vlotte werking en een warme dienstverlening. Onthaal & secretariaat · Je bent het eerste aanspreekpunt voor kinderen, ouders en bezoekers en zorgt voor een vriendelijk onthaal. · Je beantwoordt telefonische oproepen professioneel en dispatcht vragen efficiënt naar de betreffende collega’s of geeft er zelf gevolg aan. · Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie (post, e-mail). · Je ondersteunt vergaderingen met verslaggeving en neemt de eindredactie van het jaarverslag op jou. · Je biedt administratieve ondersteuning aan directie en collega’s. Patiëntenadministratie · Je staat in voor facturatie naar zorgkassen en ouders en bewaakt betalingstermijnen. · Je registreert aanwezigheden en onderhoudt correspondentie met ouders, verwijzers en instanties. · Je verzorgt via een softwareprogramma van de Vlaamse Sociale Bescherming (VSB) de facturatie én de aanvragen en verlengingen bij de zorgkas van de zorggebruiker, en draagt zo bij aan een efficiënte en correcte administratie. Financiën & boekhouding · Je voert gegevens in het boekhoudpakket in en controleert deze nauwgezet. · Je beheert de kasboekhouding en bereidt financiële verrichtingen en de jaarrekening voor. · Je volgt facturen op, doet materiaalbestellingen en bewaakt het budget voor bureelbenodigdheden. · Je hebt een bachelorsdiploma (medical) management assistant of gelijkwaardige ervaring. Zowel pas afgestudeerden als ervaren kandidaten komen in aanmerking. · Je beschikt over een uitstekende kennis van MS Office en houdt je softwarekennis up-to-date. · Je bent flexibel en draagt actief bij aan een collegiale samenwerking. · Je onderhoudt vlot contact met collega’s en communiceert vriendelijk en professioneel met ouders en bezoekers. · Discretie, nauwkeurigheid en zelfstandigheid typeren jouw manier van werken. · Je bent stressbestendig, kan prioriteiten stellen en bewaakt deadlines. · Organisatietalent, zin voor initiatief en een klantgerichte houding maken jou tot een sterke schakel in ons team. · Je hebt affiniteit met administratieve en financiële processen en werkt met oog voor diplomatie en integriteit.