Persönliche Assistenz (m/w/d) (Sekretär/in)

Weitere Berufsbezeichnung: Chefsekretärin; Assistenz der Geschäftsführung; Management Assistenz; Geschäftsleitungsassistenz Stellenbeschreibung: PERSÖNLICHE ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (M/W/D) Vollzeit | unbefristet | Bodenseeregion ÜBER UNS Wir sind ein innovatives Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz am Bodensee – führend im Bereich alternativer Legehennenhaltung in Süddeutschland. Wir stehen für nachhaltige Lebensmittelproduktion, Tierwohl und regionale Wertschöpfung mit Zukunft. WAS UNS AUSMACHT Leidenschaft für Qualität, Verantwortungsbewusstsein für Tierwohl und Umwelt, faire Partnerschaften mit Familienbetrieben – und dem Anspruch, regionale Strukturen zu stärken und nachhaltig zu wirtschaften. Wir sind kein Konzern, sondern ein Familienunternehmen mit Herz, Haltung und einer klaren Vision: Verantwortung leben und für Tierwohl und Nachhaltigkeit einstehen. MITEINANDER STATT NEBENEINANDER Bei uns bedeutet Zusammenarbeit, Dinge gemeinsam zu gestalten – mit Offenheit, Vertrauen und einem klaren Ziel vor Augen. Genau so verstehen wir auch die Rolle der Persönlichen Assistenz: die Geschäftsführung im Alltag zu entlasten, damit Ideen wachsen können und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Christoph Hönig engagiert sich seit vielen Jahren für eine nachhaltige, faire und zukunftsfähige Landwirtschaft. Als Vorstandsvorsitzender mehrerer regionaler und bundesweiter Initiativen – darunter Gutes vom See, LändEier und KAT – Kontrollierte artgerechte Tierhaltung e. V. – verbindet er Landwirtschaft, Handel und Verbraucher auf neue Weise. Für sein Engagement wurde er 2021 mit der Staufermedaille in Gold des Landes Baden-Württemberg ausgezeichnet. Wer mit ihm arbeitet, spürt sofort den Drive: innovativ, lösungsorientiert und voller positiver Energie – dabei immer freundlich und zugewandt. WAS DICH ERWARTET Als Persönliche Assistenz bist du die Person, die den Überblick behält, wenn viele Themen parallel laufen –du unterstützt die Geschäftsführung, koordinierst und supportest dort, wo es zählt. Klingt nach einer Kombi aus Struktur und Abwechslung? Ist es auch. Und das alles in einem Team, das gern anpackt, lacht und gemeinsam etwas bewegt. Wir suchen Menschen, die mit Herz bei der Sache sind – nicht, weil sie müssen, sondern weil sie Freude daran haben, etwas Sinnvolles zu bewegen. DEINE AUFGABEN Organisation & Koordination - Planung, Vor- und Nachbereitung von Terminen, Meetings und Reisen - Überblick über Kalender, Fristen und To-dos der Geschäftsführung - Erstellung, Pflege und strukturierte Ablage von Dokumenten und Unterlagen Kommunikation & Schnittstellenmanagement - Erste Ansprechperson für Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Teammitglieder - Verbindliche, lösungsorientierte Kommunikation – telefonisch, schriftlich und persönlich - Koordination der internen Abläufe zwischen Geschäftsführung und Team - Sicherstellen eines reibungslosen Informationsflusses und positiven Arbeitsklimas - Organisation kleiner Team-Events und besonderer Anlässe Projektunterstützung & operative Aufgaben - Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten in Marketing, Vertrieb, Logistik und Verwaltung - Auftragsabwicklung, Angebotserstellung und – bei einem Projekt – auch Rechnungsstellung - Verwaltung von Lager- und Verpackungsbeständen, Pflege von Artikelpässen und Handelsportalen - Reklamationsmanagement - Mitwirkung bei Ausschreibungen, Preisvergleichen und Kalkulationen - Analyse und Aufbereitung von Zahlen und Angeboten – du hast ein gutes Gespür für Wirtschaftlichkeit - Struktur geben, wo Dynamik entsteht – und flexibel bleiben, wenn sich Prioritäten ändern Eigenständiges Projektmanagement - Planung und Umsetzung eigener kleiner Projekte in Abstimmung mit der Geschäftsführung - Verantwortungsvolle Organisation von Teilaufgaben mit Blick auf Termine, Qualität und Kosten - Enge Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern DEIN PROFIL Du liebst es, wenn Dinge rund laufen – und behältst den Überblick, wenn andere schon die Hände heben? Dann bist du bei uns genau richtig! - Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation bzw. Erfahrung - Berufserfahrung im Assistenz-, Office- und Projektmanagement - Flexibel im Denken, strukturiert im Arbeiten – du kannst dich schnell auf neue Ideen und Themen einstellen - Vorausschauendes Arbeiten – du erkennst, was als Nächstes wichtig wird - Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude daran, Angebote, Preise und Kalkulationen im Blick zu behalten - Kundenorientierung & Empathie – du kommunizierst klar, freundlich und lösungsorientiert - Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. Trello, Asana, CRM-Systeme, Cloud-Lösungen) - Routiniert im Umgang mit KI-Anwendungen (z. B. ChatGPT, Notion AI, Automatisierungen via Zapier) - Englisch- oder Italienischkenntnisse sind nice to have - Begeisterung für Teamarbeit, Eigenverantwortung und praxisnahes Umsetzen WAS WIR DIR BIETEN - Ein fröhliches Team mit internationalem Hintergrund - Eine unbefristete, sichere Vollzeitstelle in einem innovativen Familienunternehmen - Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und direkter Austausch mit der Geschäftsführung - Sinnstiftende Arbeit in einem nachhaltigen Umfeld - Raum für Eigeninitiative, Verantwortung und persönliche Weiterentwicklung HABEN WIR DEIN INTERESSE GEWECKT? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf, Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin an: (https://mailto:)